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ARTICULO 89. <EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES>. Los Notarios están facultados para expedir certificaciones sobre aspectos especiales y concretos que consten en el protocolo, con fuerza probatoria de instrumentos públicos, solo en los casos autorizados por la Ley.
Pertenecen a esta categoría los extractos de las escrituras de constitución, reforma, disolución o liquidación de sociedades, conforme a las normas pertinentes de los Códigos Civil y de Comercio.
ARTICULO 90. <OTRAS CERTIFICACIONES>. Los Notarios podrán certificar también sobre aspectos concretos de un determinado instrumento o de un documento protocolizado, tales como el hecho de haberse formalizado una compraventa con indicación del precio pactado o de haberse constituido un gravamen. Dichas certificaciones tendrán el mérito señalado en la Ley.
ARTICULO 91. <CERTIFICACIONES DE CANCELACIONES>. Los certificados de cancelación de hipotecas o condiciones resolutorias se expedirán con destino al Registrador correspondiente y al Notario que custodia el original a que se refiere la cancelación, cuando no sea el mismo ante quien se otorgó el instrumento que contenga el acto de cuya cancelación se trate.
DE LAS NOTAS DE REFERENCIA
ARTICULO 92. <NOTAS DE REFERENCIAS>. Siempre que una escritura contenga declaraciones que modifiquen, adicionen, aclaren o afecten en cualquier sentido el contenido de otra escritura otorgada por las mismas partes o por antecesores o causahabientes en los derechos de los otorgantes, se tomará nota de referencia en la escritura afectada, indicando el número, fecha y Notaría de la escritura en que se contiene la afectación. También habrá lugar a la anotación en los casos de corrección de errores, de conformidad con lo dispuesto en el presente estatuto.
ARTICULO 93. <NOTA DE REFERENCIA PARA ESCRITURA PÚBLICA EN CUSTODIA DE OTRO NOTARIO>. Si la escritura a la cual deba imponerse la nota de referencia no se hallare bajo la custodia del Notario ante quien se otorga la que produce la afectación, éste expedirá un certificado con destino al funcionario que guarda el original que deba ser anotado, con todos los datos necesarios.
ARTICULO 94. <NOTAS DE REFERENCIA Y CANCELACIONES>. Las notas de referencia que deban ser puestas cuando se cancele una escritura, se sujetarán a las normas contenidas en el Capítulo 2o. del presente Título.
DE LOS TESTIMONIOS ESPECIALES
ARTICULO 95. <TESTIMONIO ESCRITO DEL NOTARIO>. El Notario podrá dar testimonio escrito de hechos ocurridos en su presencia de que no quede dato en el archivo, pero que tengan relación con el ejercicio de sus funciones.
ARTICULO 96. <ACTA PARA TESTIMONIOS ESPECIALES>. Cuando fuere requerido para presenciar un hecho o situación perceptible por los sentidos en forma directa, relacionados con el ejercicio de sus funciones, podrá dar testimonio escrito de lo percibido por él, siempre que con ello se procure un efecto jurídico. De lo ocurrido se sentará acta que firmará el Notario y entregará al peticionario.
DE LOS DEPÓSITOS
ARTICULO 97. <DEPÓSITOS EN PODER DEL NOTARIO>. <Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970.>
ARTICULO 98. <DESTINO DE DEPÓSITOS>. <Artículo derogado por el artículo 46 del Decreto 2163 de 1970.>
INVALIDEZ Y SUBSANACIÓN DE LOS ACTOS NOTARIALES
DE LOS ACTOS NOTARIALES INVÁLIDOS
ARTICULO 99. <ESCRITURAS PÚBLICAS NULAS>. Desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras en que se omita el cumplimiento de los requisitos esenciales en los siguientes casos:
1. Cuando el Notario actúe fuera de los límites territoriales del respectivo Círculo Notarial.
2. Cuando faltare la comparecencia ante el Notario de cualquiera de los otorgantes, bien sea directamente o por representación.
3. Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto del instrumento extendido.
4. Cuando no aparezcan la fecha y el lugar de la autorización, la denominación legal del Notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación.
5. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes, o la forma de aquellos o de cualquier compareciente.
6. Cuando no se hayan consignado los datos y circunstancias necesarios para determinar los bienes objeto de las declaraciones.
ARTICULO 100. <INEXISTENCIA>. El instrumento que no haya sido autorizado por el Notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del Notario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, disponer que el instrumento se suscriba por quien se halle ejerciendo el cargo.
DE LA CORRECCIÓN DE ERRORES Y DE LA RECONSTRUCCIÓN DE ESCRITURAS
ARTICULO 101. <CORRECCIÓN DE ERRORES ANTES DE LA FIRMA>. Los errores en que se haya incurrido al extender un instrumento advertidos antes de su firma, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán autorizadas por todas las firmas que deba llevar el instrumento, pero si éste ya se hallare suscrito, sin haberse autorizado aún, se salvarán las correcciones y se volverá a firmar por todos los comparecientes. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales.
ARTICULO 102. <CORRECCIÓN DE ERRORES DESPUÉS DE LA FIRMA>.
Una vez autorizada la escritura, cualquier corrección que quisieren hacer los otorgantes deberá consignarse en instrumentos separados con todas las formalidades necesarias y por todas las personas que intervinieron en el instrumento corregido, debiéndose tomar nota en éste de la escritura de corrección.
ARTICULO 103. <ERRORES ARITMÉTICOS Y NUMÉRICOS>. Sin embargo, los errores puramente aritméticos podrán ser corregidos en cualquier tiempo si los factores que los determinan se hallaren claramente establecidos en el propio instrumento. La cifra aritméticamente verdadera se pondrá en sustitución de la errónea, de la manera y por los trámites indicados en el artículo 101.
Si se cometiere error en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble o en la cita de su cédula o registro catastral, podrá corregirse mediante el otorgamiento de escritura aclaratoria suscrita por el actual titular del derecho, si de los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y de los títulos antecedentes apareciere el de manifiesto. De igual modo se procederá si el error se cometiere en relación con los nombres o apellidos de alguno de los otorgantes, considerando los documentos de identificación anotados en el mismo instrumento.
ARTICULO 104. <OTROS ERRORES>. De la misma manera prevista en el artículo precedente podrá corregirse el error en la cita de los títulos antecedentes y sus inscripciones en el Registro, si fuere posible establecerlo con precisión mediante certificado actual del Registrador y éste se protocoliza.
ARTICULO 105. <RECONSTRUCCIÓN DE ESCRITURA PÚBLICA PERDIDA O DESTRUÍDA>.
Una escritura perdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en el archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta. El Notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando bajo su firma que reemplaza al original.
Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá en igual forma y en testimonio de la reconstrucción se sentará por el Notario en acta que enumere todas las escrituras que lo formaban, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido.
DE LOS LIBROS QUE DEBEN LLEVAR LOS NOTARIOS Y DE LOS ARCHIVOS
DE LOS LIBROS
ARTICULO 106. <LIBROS>. Corresponde al Notario llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita.
ARTICULO 107. <LIBRO DE PROTOCOLO>. El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo.
Tendrá vigencia desde el 1o. de enero hasta el 31 de diciembre de cada año y constará del número de tomos que sea necesario formar, procurando que no exceda de mil el número de hojas de cada tomo. Las escrituras se colocarán en el orden numérico sucesivo que les corresponda y se numerarán las hojas que las compongan y las de los documentos agregados.
ARTICULO 108. <CONSERVACIÓN DEL LIBRO DE PROTOCOLO>. Los tomos del Protocolo se coserán y encuadernarán debidamente para que presten las mayores seguridades de integridad y conservación. Al final de cada uno de ellos, el Notario pondrá la correspondiente nota de clausura con su firma entera y la fecha.
ARTICULO 109. <LIBRO DE RELACIÓN>. Como complementario del Protocolo, el Notario llevará el Libro de Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el orden que lo sean, en cinco columnas que se destinarán a la consignación de los siguientes datos en su orden:
1o. Fecha del instrumento; 2o. Número de la escritura; 3o. apellidos y nombres de los otorgantes, vendedores, permutantes que comparezcan en primer término, donantes, constituyentes de gravámenes, arrendadores, cancelantes, enajenantes, poderdantes, testadores, mutuantes, protocolizantes, declarantes, etc.; 4o.nombre y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales, y 5o. naturaleza del acto o contrato.
ARTICULO 110. <RELACIÓN DE COMPARECIENTES>. Cuando en la columna 3a. deban anotarse los apellidos y nombres de varios comparecientes, se escribirán los del primero y se agregará la expresión "y otro" u "otros". Lo mismo se hará para el caso de pluralidad de contratantes que deban inscribirse en la columna 4a. Al tratarse de protocolización de expedientes se indicará la naturaleza del proceso y el nombre de las partes. La constitución, incorporación, reforma, disolución o liquidación de personas jurídicas se anotará por la razón social o la denominación estatutaria.
ARTICULO 111. <ÍNDICE DEL LIBRO DE RELACIÓN>. A medida que se vayan anotando los instrumentos en el Libro de Relación, se ira formando el Indice alfabético por los apellidos y nombres que figuren en la columna 3a. de aquel, el cual contendrá, además, los datos de las columnas 1a., 2a., 4a. y 5a. Este índice será también cronológico dentro de cada letra del alfabeto.
ARTICULO 112. <LIBRO DE ACTAS DE VISITA>. Las actas de las visitas ordinarias o extraordinarias que practiquen los funcionarios encargados de la vigilancia notarial, formarán el Libro de Actas de Visita que mantendrá y guardará el Notario.
DE LA GUARDA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
ARTÍCULO 113. CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS. <Artículo INEXEQUIBLE, con efectos diferidos a partir del 20 de junio de 2023> <Artículo modificado por el artículo 63 del Decreto Ley 2106 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El notario será responsable de la custodia y adecuada conservación de los libros que conforman el protocolo y demás archivos de la notaría; dichos archivos no podrán retirarse de la notaría. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario que realice la inspección se trasladará a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia.
El archivo se llevará en formato físico. Cuando su trámite se surta por este medio se deberá guardar copia en medio electrónico que permita su conservación segura, íntegra y accesible, conforme a las disposiciones que regulen la materia.
Cuando los documentos se originen y se gestionen de forma electrónica, se archivarán por el mismo medio, garantizando su seguridad, autenticidad, integridad, accesibilidad, inalterabilidad, disponibilidad y actualización de la información, que a su vez se integrará con la copia electrónica del archivo generado en formato físico, en los términos establecidos por la ley.
Consolidado el archivo digital de los libros, el notario deberá remitir copia del archivo al repositorio que disponga la Superintendencia de Notariado y Registro, conforme a la reglamentación que sobre el particular expida.
ARTICULO 114. <CONSULTA DE LOS ARCHIVOS>. Cualquiera persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del Notario o de personas autorizadas por éste.
ARTICULO 115. <ENVÍO AL ARCHIVO OFICIAL>. El Protocolo y los Libros de Relación e Indice se mantendrán en las Notarías hasta su envío al archivo oficial, según la reglamentación que sobre el particular se expida.
DE LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS ARCHIVOS
ARTICULO 116. <ENTREGA DEL ARCHIVO POR TRASLADO AL ARCHIVO OFICIAL O CAMBIO DE NOTARIO>. Tanto en el caso de traslado de los libros al archivo oficial como en el de remplazo del Notario, habrá lugar a entrega del archivo a quien deba continuar en el ejercicio del cargo o asuma su guarda, mediante inventario que estará intervenido por funcionario de la vigilancia notarial o delegado de la misma. El inventario se consignará en acta de visita.
ARTICULO 117. <ENTREGA DE ARCHIVO>. La entrega comprenderá todo el archivo a cargo del Notario que la hace, con arreglo al inventario con que lo haya recibido e inclusión del que haya formado en su propio ejercicio.
ARTICULO 118. <PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DEL ARCHIVO>. El Notario saliente hará entrega personal del archivo al sucesor, a menos que haya imposibilidad para ello, caso en el cual podrá hacerla su apoderado, curador, heredero, cónyuge o albacea. Si hubiere urgencia lo recibirá otro Notario o el Alcalde.
ARTICULO 119. <RETIRO TEMPORAL DEL NOTARIO>. <Ver Notas del Editor> No habrá lugar a entrega en los casos de retiro temporal del Notario por licencia, cuando se haya encargado de las funciones a persona insinuada por el Notario y bajo la responsabilidad de éste.
ARTICULO 120. <SUSPENSIÓN EN EL EJERCICIO DEL CARGO>. Cuando se trate de suspensión en el ejercicio del cargo, el Notario suspendido hará entrega al designado para sustituirlo, quien, cuando cese la suspensión, hará otro tanto.
DE LA ORGANIZACIÓN DEL NOTARIADO
DE LOS CÍRCULOS NOTARIALES
ARTICULO 121. <CÍRCULOS DE NOTARÍA>. Para la prestación del servicio notarial el territorio de la República se dividirá en Círculos de Notaría que corresponderán al territorio de uno o más Municipios del mismo Departamento, uno de los cuales será su cabecera y la sede del Notario.
ARTICULO 122. <ORDEN NÚMERICO>. En cada Círculo de Notaría podrá haber más de un Notario y en este caso los varios que existan se distinguirán por orden numérico.
ARTICULO 123. <DETERMINACIÓN DE LA CATEGORÍA DEL CÍRCULO DE NOTARÍA>. El promedio anual de escrituras otorgadas en los últimos cinco años en cada Círculo de Notaría determinará el número de Notarios que deban prestar en él sus servicios durante el periodo siguiente. Cuando el promedio dicho sea superior a tres mil escrituras por cada Notario, podrá crearse uno más por cada tres mil escrituras o fracción de exceso, si el Círculo fuese de primera categoría y de dos mil o fracción, si el Círculo fuese de segunda o tercera categoría.
ARTICULO 124. <CREACIÓN DE NOTARIAS DENTRO DE UN MISMO CÍRCULO DE NOTARÍA>. Cuando en un determinado Círculo haya tres o más Notarías, no podrá crearse para cada periodo, un desarrollo de lo dispuesto en el artículo 123 precedente, un número que exceda el cincuenta por ciento de las existentes. En los sucesivos periodos se procederá de igual manera hasta completar el número total que deba crearse de acuerdo con el artículo citado.
ARTICULO 125. <NOMBRAMIENTO>. Cuando hubiere lugar al aumento del número de Notarios de un Círculo de Notaría, el Gobierno hará la declaración para que se proceda a hacer los nombramientos requeridos por el sistema establecido en el presente estatuto.
ARTICULO 126. <SUPRESIÓN DE NOTARÍA>. Si el promedio anual de escrituras otorgadas en los cinco años anteriores en un Círculo de Notaría resultare inferior a tres mil por cada Notario, en los de primera categoría o de dos mil por cada Notario, en los de segunda y tercera, podrán suprimirse oficinas sobrantes según el orden numérico y mediante Decreto del Gobierno Nacional.
"Leyes desde 1992 - Vigencia Expresa y Sentencias de Constitucionalidad"
ISSN [1657-6241 (En linea)]
Última actualización: 31 de octubre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.908 - 13 de octubre de 2024)
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