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DECRETO 354 DE 1994

(febrero 11)

Diario Oficial No. 41.220, de 11 de febrero de 1994

<NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia completo>

<NOTA DE VIGENCIA: Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000>

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Por el cual se modifica el reglamento de evaluación y clasificación para el personal de la Policía Nacional

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en uso de las facultades extraordinarias que le confiere el numeral 4, del artículo 35 de la Ley 62 de 1993 y oído el concepto de la Comisión Especial integrada por los honorables miembros del Congreso designados por las Mesas Directivas de ambas Cámaras,

DECRETA:

TITULO I.

GENERALIDADES.

CAPITULO UNICO.

DESTINATARIOS, NATURALEZA, PRINCIPIOS, OBJETIVOS Y UTILIDAD.

ARTÍCULO 1o. DESTINATARIOS. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> El presente reglamento tiene por objeto establecer las normas, criterios, técnicas y procedimientos para la evaluación y clasificación de los oficiales, suboficiales, miembros del nivel ejecutivo, agentes y personal no uniformado al servicio de la Policía Nacional.

PARAGRAFO 1o. Los oficiales generales no serán evaluados ni clasificados por este reglamento.

PARAGRAFO 2o. La evaluación de los alumnos de las escuelas de formación se regirá por disposiciones especiales expedidas por la Dirección General de la Policía Nacional.

ARTÍCULO 2o. NATURALEZA DE LA EVALUACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> El sistema de evaluación y clasificación para los oficiales, suboficiales, miembros del nivel ejecutivo, agentes y personal no uniformado, es un proceso continuo y permanente, por medio del cual se emiten juicios de valor, basados en informaciones procedentes de diferentes fuentes, con el fin de determinar las aptitudes profesionales del individuo, su cultura general, carácter, disciplina, autoridad, mando y demás condiciones exigidas por la institución y la calidad en sus desempeños profesional y personal.

ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS DE LA EVALUACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> El proceso de evaluación debe ceñirse a los siguientes principios:

1. Todas las personas comprometidas en el proceso (evaluado, evaluador y revisor) deben reunir las condiciones y méritos suficientes que las acreditan como idóneas para ser miembros de la institución, dentro del concepto de calidad exigida.

2. Motivar al personal hacia su perfeccionamiento y compromiso dentro de un sentido de autosuperación y responsabilidad institucional.

3. Cumplirse dentro de un ámbito que permita destacar y aceptar su significado positivo.

4. Desarrollarse en forma continua y no como un suceso aislado.

5. Servir como factor de progreso para el evaluado.

6. Comunicar oportunamente sus resultados al evaluado.

7. Ser objetivo, funcional y dinámico.

8. Tener en cuenta las particularidades de cada grado y circunstancias especiales de desempeño profesional.

9. Ser trascendental para los evaluados, los evaluadores y la institución.

10. Ser el resultado de la observación permanente del evaluado.

11. Tener como fundamento hechos concretos positivos o negativos, demostrados conforme a la ley y el reglamento.

ARTÍCULO 4o. OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Los objetivos de la evaluación son los siguientes:

1. obtener y registrar información válida acerca de las aptitudes, habilidades y condiciones que se consideran esenciales para el ejercicio de la profesión.

2. Determinar la calidad del desempeño del personal en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades, durante un período determinado.

3. Mantener al servicio de la institución al personal mejor calificado para el desempeño de los diferentes cargos.

4. Detectar en el personal de la institución tendencias susceptibles de orientación y aplicar los correctivos oportunos.

5. Detectar con la ayuda de pruebas psicológicas o asistencia científica, tendencias o trastornos de la personalidad, que afecten el ejercicio de la profesión.

6. Lograr que el personal acepte y asimile constructiva y profesionalmente los resultados del proceso.

ARTÍCULO 5o. UTILIZACIÓN DE LA EVALUACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> La evaluación se utiliza para:

1. Obtener información con fines de destinación y otorgamiento de estímulos.

2. Clasificar el personal de acuerdo con sus méritos y calidades.

3. Determinar quiénes deben ser ascendidos, promovidos, aplazados o retirados.

4. Utilizarla como mecanismo de superación en el ejercicio de la profesión policial.

ARTÍCULO 6o. IMPEDIMENTO PARA EVALUAR. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> En ningún caso un oficial, suboficial, o personal del nivel ejecutivo puede evaluar a otro de mayor grado o antigüedad.

ARTÍCULO 7o. OBLIGACIÓN DE NOTIFICAR. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Toda autoridad evaluadora, revisora o clasificadora tiene el ineludible deber de notificar los resultados del proceso de evaluación y clasificación que elaboren dentro de los plazos fijados por este reglamento.

ARTÍCULO 8o. OBLIGACIÓN DE FIRMAR. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> El evaluado está obligado a firmar el enterado del resultado de los actos que le sean notificados por las autoridades señaladas en el artículo anterior. Si el notificado se niega a firmar el enterado, la autoridad competente deja constancia escrita y continúa con el trámite correspondiente.

ARTÍCULO 9o. CARÁCTER Y CONFIDENCIALIDAD. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Todo documento relacionado con evaluaciones tiene carácter oficial y confidencial.

TITULO II.

DE LA EVALUACION.

CAPITULO I.

FASES DEL PROCESO.

ARTÍCULO 10. FASES. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> El proceso de evaluación comprende las siguientes fases: Recolección de información, evaluación y revisión, y clasificación.

ARTÍCULO 11. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.<Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000>

1. OBJETIVO. Obtener de manera permanente y continua información válida, confiable y significativa acerca del desempeño personal y profesional de los oficiales, suboficiales, miembros del nivel ejecutivo, agentes y personal no uniformado al servicio de la Institución.

2. MECANISMOS. observación permanente del evaluado, verificación de la calidad exigida como miembro de la Policía Nacional y determinación de las condiciones superiores o inferiores a la calidad exigida.

3. INSTRUMENTOS.

a) Folio de vida;

b) Información básica respecto de oficiales, suboficiales, miembros del nivel ejecutivo, agentes y personal no uniformado;

c) Los demás que coadyuven al proceso.

ARTÍCULO 12. EVALUACIÓN Y REVISIÓN.<Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000>

1. OBJETIVO. Describir al evaluado en cuanto a su comportamiento y aptitudes, desempeño personal y profesional, en forma justa, dinámica y funcional. Notificar al evaluado el resultado de esa apreciación de manera oportuna e imprimirle un carácter formativo, y revisar la justicia de la evaluación.

2. MECANISMOS.

a) Juicio evaluativo;

b) Revisión de la evaluación;

c) Notificación de la evaluación;

3. INSTRUMENTOS.

a) Formulario de evaluación de oficiales, soboficiales y personal del nivel ejecutivo;

b) Formulario de evaluación de agentes;

c) Formulario de evaluación del personal no uniformado.

ARTÍCULO 13. CLASIFICACIÓN.<Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000>

1. OBJETIVO. Satisfacer adecuadamente la necesidad de la institución de clasificar y administrar su recurso humano, con el propósito de lograr su mejor utilización, por medio de la selección para ascenso, promoción, destinación y orientación de su carrera.

2. MECANISMOS.

a) Junta Asesora para la Policía Nacional;

b) Juntas Clasificadoras;

c) Trámite y solución de reclamos

3. INSTRUMENTOS.

a) Clasificación anual;

b) Clasificación para ascenso;

c) Clasificación eventual;

d) Informes de clasificación;

e) Notificación escrita de los resultados y reclamos.

CAPITULO II.

PERÍODOS DE EVALUACIÓN.

RTÍCULO 14. PERÍODOS DE EVALUACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> A excepción de los casos especiales determinados en este reglamento, el período de evaluación es anual y se establece así:

1. OFICIALES. Del 1° de noviembre al 31 de octubre del año siguiente.

2. SUBOFICIALES Y PERSONAL DEL NIVEL EJECUTIVO. Del 1° de agosto al 31 de julio del año siguiente.

3. AGENTES. Del 1° de junio al 31 de mayo del año siguiente.

4. PERSONAL NO UNIFORMADO. Del 1° de diciembre al 30 de noviembre del año siguiente.

ARTÍCULO 15. OBLIGATORIEDAD. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Las autoridades evaluadoras están obligadas a evaluar en los siguientes casos:

1. Anualmente, a todo el personal que por razón del cargo le corresponda evaluar, en los lapsos establecidos en este reglamento.

2. Al producirse el traslado de un subordinado, para adelantar el curso de formación, capacitación o especialización establecido como requisito para ascenso por la norma legal, o para cumplir comisiones del servicio en el exterior y al término de las mismas.

Cuando el curso o la comisión de que trata este numeral sobrepase en duración la fecha establecida para la evaluación anual, se cumplirá lo dispuesto en este reglamento, elaborando el documento de evaluación en las fechas en él indicadas e iniciando un nuevo período hasta el término del curso o de la comisión.

3. Mínimo sesenta (60) días antes de la fecha en que los oficiales y suboficiales y miembros del nivel ejecutivo cumplan antigüedad para ascenso, y el personal no uniformado para promoción.

4. En forma eventual, si el oficial, suboficial, miembro del nivel ejecutivo, agente o personal no uniformado incurre en conducta reprochable para definir su retiro de la institución por conducta deficiente.

5. Cuando se produzca traslado del evaluado o traslado del evaluador, treinta (30) días antes de la finalización del período de evaluación, caso en el cual se debe evaluar y clasificar por el lapso completo.

PARAGRAFO. Se puede omitir la evaluación por motivo de ascenso, en el caso que la persona haya sido evaluada recientemente, en fecha que no exceda de un (1) mes, siempre que el comportamiento del evaluado durante este lapso no amerite una modificación sustancial de tal evaluación. El superior que deje de rendir una evaluación por esta circunstancia, lo informará por escrito y por conducto de la correspondiente autoridad revisora a la Subdirección de Recursos Humanos.

CAPITULO III.

AUTORIDADES EVALUADORAS.

ARTÍCULO 16. DEFINICIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Para los efectos de la aplicación de este reglamento, se denomina autoridad evaluadora, al oficial, suboficial o miembro del nivel ejecutivo en servicio activo que, dentro de la estructura orgánica de la Policía Nacional, sea el responsable directo del empleo, dirección, control y progreso del personal puesto bajo su mando.

PARAGRAFO. Por norma general, la facultad para evaluar es inherente al ejercicio de las atribuciones disciplinarias.

ARTÍCULO 17. COMPETENCIA PARA EVALUAR. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Son competentes para evaluar: los oficiales, suboficiales y miembros del nivel ejecutivo, a partir de los cargos de Comandantes de Estación y Jefatura de grupo.

ARTÍCULO 18. COMISIONES EN EL PAÍS. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> El personal de la Policía Nacional que cumple comisiones del servicio o de estudios, dentro del país, es evaluado por las siguientes autoridades:

1. Por los subcomandantes de departamento, cuando la comisión se cumpla en su jurisdicción.

2. Por el superior inmediato designado para tal efecto en los establecimientos descentralizados, adscritos o vinculados al Ministerio de Defensa.

3. Por el oficial en servicio activo que se desempeñe como jefe de organismo o dependencia gubernamental.

4. Por la autoridad que se señale en la respectiva disposición cuando se trate de comisiones en la guarnición de Santafé de Bogotá, D.C.

ARTÍCULO 19. COMISIONES EN EL EXTERIOR. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> El personal de la Policía Nacional que cumple comisiones en el exterior, es evaluado por las siguientes autoridades:

1. Por el Subdirector de Policía Judicial e Investigación, si la comisión es diplomática.

2. Por el Subdirector Docente, si la comisión es de estudio o deportiva.

3. Por el Subdirector de Recursos Humanos, si la comisión es de tratamiento médico.

4. Por el Subdirector Especializado respectivo por la naturaleza de la comisión en los demás casos.

ARTÍCULO 20. CONCEPTO GOBERNADORES O ALCALDES. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Los informes sobre desempeño en el cargo a que se refiere el numeral 6 del artículo 16 de la Ley 62 de 1993, deberán ser solicitados por la autoridad evaluadora al respectivo gobernador o alcalde. Dichos informes se deben referir exclusivamente a la idoneidad profesional del Comandante de Policía.

ARTÍCULO 21. CONCEPTO OTROS FUNCIONARIOS O DIGNATARIOS. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Para la evaluación de oficiales, suboficiales, miembros del nivel ejecutivo, agentes y personal no uniformado que se encuentre en comisión del servicio en otras entidades o dependencias, o destinados a la seguridad de funcionarios o dignatarios, la autoridad evaluadora puede solicitar concepto sobre su desempeño referido exclusivamente a su idoneidad profesional.

ARTÍCULO 22. PERSONAL HOSPITALIZADO. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Cuando un oficial, suboficial, miembro del nivel ejecutivo, agente o personal no uniformado permanezca uno (1) o más meses hospitalizado o en tratamiento médico ambulatorio, la dirección o jefatura correspondiente rinde al superior respectivo, un informe que contenga:

1. Tiempo de permanencia en el hospital o en tratamiento.

2. Concepto médico sobre las condiciones en las cuales es dado de alta para el servicio.

3. Conducta demostrada durante el tiempo que estuvo bajo su responsabilidad.

4. Fecha en la cual terminó la hospitalización o tratamiento.

5. Cualquier otro concepto pertinente para la evaluación.

ARTÍCULO 23. REQUERIMIENTO INFORMACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Cuando por razón de comisiones transitorias del servicio o por la naturaleza del trabajo que realiza un miembro de la institución, se sustraiga del control y observación directa de la respectiva autoridad evaluadora, ésta deberá requerir del superior encargado de observarlo directamente, toda la información que estime necesaria y conducente para la evaluación.

ARTÍCULO 24. CASOS ESPECIALES. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> En casos especiales no contemplados en el presente reglamento, el Director General de la Policía Nacional, designará las autoridades evaluadora y revisora respectivas.

ARTÍCULO 25. EVALUACIÓN DEL PERÍODO VACACIONAL. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Cuando el evaluado, antes de su presentación a una repartición o cargo haga uso de sus vacaciones, el lapso de éstas lo evaluará el nuevo comandante.

ARTÍCULO 26. EVALUACIÓN DE ALUMNOS. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Los oficiales, suboficiales, miembros del nivel ejecutivo y agentes que adelanten curso de capacitación o especialización serán evaluados por su comandante durante el lapso correspondiente.

CAPITULO IV.

AUTORIDADES REVISORAS.

ARTÍCULO 27. DEFINICIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Se denomina autoridad revisora el oficial en servicio activo responsable de la confrontación de las actuaciones del evaluado con la apreciación emitida por el evaluador, para garantizar el máximo grado de justicia y proteger los intereses del evaluado y de la Institución.

Por norma general, es autoridad revisora el Comandante de la Unidad o Jefe de Repartición, inmediato superior de la autoridad evaluadora.

ARTÍCULO 28. INDELEGABILIDAD. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> La facultad y responsabilidad de revisar son ineludibles e indelegables.

ARTÍCULO 29. FUNCIONES DE LA AUTORIDAD REVISORA. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Son funciones de la autoridad revisora:

1. Modificar las evaluaciones, cuando no exista correspondencia con el folio de vida o sean contrarias a los reglamentos.

2. Analizar las evaluaciones y clasificar a los evaluados.

3. Comprobar que los documentos se elaboren y rindan con estricta sujeción a las normas y disposiciones del presente reglamento.

4. Resolver los reclamos relacionados con las anotaciones del folio de vida de acuerdo con lo establecido en este reglamento.

5. Notificar a los evaluados la evaluación y clasificación, por conducto de la respectiva jefatura de personal.

6. Remitir, directamente, los documentos de evaluación dentro de los plazos reglamentarios a la Subdirección de Recursos Humanos.

7. En ejercicio de su función evaluadora, consignar en el correspondiente folio de vida, su concepto con relación al desempeño de las autoridades evaluadoras sobre las que ejerció la función revisora.

CAPITULO V.

DOCUMENTOS.

ARTÍCULO 30. DEFINICIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Los documentos de evaluación son instrumentos diligenciados por las autoridades evaluadoras y revisoras en los que se consignan informaciones y juicios de valor acerca de las condiciones personales o profesionales de oficiales, suboficiales, miembros del nivel ejecutivo, agentes y personal no uniformado de la Policía Nacional.

ARTÍCULO 31. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Son documentos del sistema de evaluación los siguientes:

1. FORMULARIO 1-IB. Información básica de oficiales, suboficiales, miembros del nivel ejecutivo, agentes y personal no uniformado.

2. FORMULARIO 2-PT. Plan de trabajo (para oficiales superiores).

3. FORMULARIO 3-FV. Folio de vida (para todo el personal).

4. FORMULARIO 4-EV Evaluación de oficiales, suboficiales y miembros del nivel ejecutivo.

5. FORMULARIO 5-EA Evaluación de Agentes.

6. FORMULARIO 6-EN. Evaluación de personal no uniformado.

ARTÍCULO 32. ESCALA DE EVALUACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> La evaluación de los indicadores se hace sobre la escala alfabética siguiente:

1. "S" SOBRESALIENTE. Corresponde a un grado de desempeño y comportamiento por encima de la calidad exigida, de acuerdo con los siguientes criterios:

a) Que el hecho sea de carácter extraordinario;

b) Que el hecho tenga efectos reconocidos como de trascendencia institucional;

c) Que la ocurrencia del hecho esté acreditada.

2. "E" EXIGIDA. Corresponde al desempeño profesional básico, de acuerdo con los siguientes criterios:

a) Si en el folio de vida no aparece anotación relativa a hechos sobresalientes o al rendimiento deficiente del evaluado, se presume que reúne las condiciones para ser calificado con "E" (exigida);

b) Se considera que quien esté evaluado con esta calificación reúne condiciones y aptitudes de idoneidad que lo capacitan para el normal desempeño profesional.

3. "D" DEFICIENTE. Corresponde a un grado de desempeño o comportamiento que afecta el ejercicio de la profesión, de acuerdo con los siguientes criterios:

a) Que el hecho constituya conducta reprochable que afecte el prestigio institucional;

b) Las sanciones reiteradas dentro del período sujeto a evaluación;

c) Que el hecho revele marcada incompetencia profesional;

d) La pérdida de un curso reglamentario.

CAPITULO VI.

FORMULARIOS.

ARTÍCULO 33. FORMULARIO 1-IB. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Es el instrumento que permite a los evaluadores obtener una visión general del evaluado, especialidad y aptitudes, con el propósito de optimizar su desempeño profesional.

ARTÍCULO 34. DILIGENCIAMIENTO Y TRÁMITE. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> En el diligenciamiento y trámite del formulario a que se refiere el artículo anterior, se aplican los siguientes criterios:

1. DILIGENCIAMIENTO.

a) Es diligenciado por la respectiva jefatura de personal;

b) Su procesamiento es sistematizado;

c) El acopio y actualización de la información es de responsabilidad conjunta de la oficina de Planeación de la Dirección General de la Policía Nacional y la Subdirección de Recursos Humanos;

d) En la sección Información Personal se registra:

- Grado o categoría del evaluado.

- Cuerpo y especialidad al que pertenece (vigilancia urbana, rural, policía judicial o administrativo).

- Apellidos y nombres del evaluado.

- Número de cédula o código.

- Estado civil.

- Vacaciones pendientes

e) En la sección Información Profesional se registra:

- El tiempo de comando, servicio en vigilancia u horas de vuelo (exclusivo para oficiales, suboficiales y miembros del nivel ejecutivo).

- La trayectoria del evaluado, marcando con una "X" la clase de función cumplida. En caso de otros, se debe especificar.

- Concepto del comandante sobre su desempeño profesional.

2. TRAMITE. El formulario 1-IB es enviado por la Jefatura de Personal como anexo al oficio de presentación al comandante de la nueva unidad una vez que se produzca el traslado, la comisión o destinación del oficial, suboficial, miembro del nivel ejecutivo, agente o personal no uniformado.

ARTÍCULO 35. FORMULARIO 2-PT. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Es el instrumento concertado entre el evaluado y el evaluador, que contiene el plan de trabajo para su futuro desempeño en el cargo. Es obligatorio solamente para oficiales superiores.

ARTÍCULO 36. DILIGENCIAMIENTO Y TRÁMITE. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> En el diligenciamiento y trámite del formulario a que se refiere el artículo anterior, se aplican los siguientes criterios:

1. DILIGENCIAMIENTO.

a) Debe ser diligenciado por los oficiales superiores, un mes después de ser asignado al cargo o función;

b) Debe ser discutido y concertado entre el evaluado y el evaluador antes de su elaboración definitiva;

c) Debe ser diligenciado cada vez que el evaluado sea trasladado de unidad o cambie de cargo;

d) Dentro del período de evaluación se pueden hacer adiciones o modificaciones de común acuerdo entre evaluado y evaluador;

e) Para su diligenciamiento se utilizan únicamente los espacios disponibles:

f) En él se registra la siguiente información:

- Grado del evaluado.

- Cuerpo y especialidad.

- Apellidos y nombres del evaluado.

- Número de cédula o código.

- Unidad.

- Cargo del evaluado.

- Grado del evaluador.

- Cargo del evaluador.

- Apellidos y nombres del evaluador.

- Se enumeran las principales funciones y responsabilidades de acuerdo con los manuales y reglamentos que las estipulan.

- Se enumeran aquellos planes, programas o proyectos que aspira ejecutar o desarrollar durante el período de evaluación.

- Firma del evaluado.

- Firma del evaluador en señal de aprobación.

- Se describen las adiciones o modificaciones al programa, de común acuerdo entre evaluado y evaluador.

- El evaluador registra los resultados alcanzados.

- El evaluador analiza y conceptúa acerca del cumplimiento del compromiso.

- Firma del evaluado.

- Firma del evaluador.

2. TRAMITE

a) El documento es conservado por el evaluador y tramitado junto con la evaluación anual a la autoridad revisora;

b) En caso de traslado del evaluado antes de la techa de la evaluación anual el formulario se diligencia en su totalidad y se remite, junto con el folio de vida, y la evaluación a la autoridad revisora.

ARTÍCULO 37. FORMULARIO 3-FV. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Es el instrumento que sirve para registrar las actuaciones y desempeños sobresalientes de carácter positivo o negativo del personal evaluado, que fundamentan y respaldan los juicios de evaluación.

ARTÍCULO 38. DILIGENCIAMIENTO Y TRÁMITE. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> En el diligenciamiento y trámite del formulario a que se refiere el artículo anterior, se aplican los siguientes criterios:

1. DILIGENCIAMIENTO

a) Debe ser diligenciado por el evaluador;

b) Se registran únicamente aspectos del desempeño profesional que se destaquen como positivos o negativos;

c) Toda anotación debe ser descriptiva, clara y precisa, fundamentada en hechos concretos y no en apreciaciones abstractas o subjetivas;

d) Es obligatorio registrar en el folio de vida la siguiente información básica:

- Apertura en la fecha de presentación y cierre en la fecha de traslado del evaluado o fin del período sujeto a evaluación.

- Cargo asignado o desempeñado.

- Disposición del traslado, indicando la unidad de destino;

e) En el diligenciamiento del formulario se registra también la siguiente información del evaluado:

- Grado o categoría.

- Cuerpo y especialidad.

- Apellidos y nombres.

- Número de cédula o código.

- Unidad o dependencia a la cual pertenece.

- Año al que corresponde la evaluación.

- Cargo que desempeña.

- Fecha en la cual se efectúan las anotaciones.

- Anotaciones sobre los hechos destacados como positivos o negativos respaldadas con la firma, posfirma, grado y cargo del evaluador.

- Enterado del evaluado, estampando su firma y fecha.

2. TRAMITE

a) El evaluador conserva el folio de vida y con motivo de las anotaciones lo presenta al evaluado para su notificación, quien debe firmar y anotar la fecha. Los agentes deben ser notificados en los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes;

b) El folio de vida debe remitirse junto con el formulario de evaluación a la respectiva autoridad revisora.

ARTÍCULO 39. FORMULARIO 4-EV. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Es un instrumento para definir la evaluación y clasificación de oficiales, suboficiales y miembros del nivel ejecutivo.

ARTÍCULO 40. DILIGENCIAMIENTO Y TRÁMITE. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> En el diligenciamiento y trámite del formulario a que se refiere el artículo anterior, se aplican los siguientes criterios:

1. DILIGENCIAMIENTO.

a) SECCION I IDENTIFICACION. Se consigna la siguiente información:

- Grado del evaluado.

- Cuerpo o especialidad.

- Apellidos y nombres del evaluado.

- Cédula de ciudadanía o código.

- Unidad a la que pertenece.

- Lapso evaluado, indicando día, mes y año.

- Tiempo de mando de unidad operativa o de vigilancia en el período, indicado en meses y días.

- Horas de vuelo en el período (pilotos).

- Grado del evaluador.

- Cargo del evaluador.

- Apellidos y nombres del evaluador.

- Grado del revisor.

- Cargo del revisor.

- Apellidos y nombres del revisor;

b) SECCION II EVALUACION. Se diligencia por el evaluador, marcando una "X" en la casilla correspondiente a cada indicador, teniendo en cuenta los criterios establecidos en la escala de evaluación;

c) SUSTENTACION. En la respectiva casilla se sustenta en forma resumida la evaluación;

d) SECCION III PROYECCION. EI evaluador señala aquel desempeño en las áreas operativa, administrativa, técnica, científica o docente en la cual considera que el evaluado tiene mayores posibilidades de éxito, a corto y mediano plazo, registrando además:

- Fecha.

- Lugar.

- Grado firma y posfirma del evaluador.

- Código o cédula;

e) SECCION IV REVISION Y CLASIFICACION. Es diligenciada por la autoridad revisora, marcando una "X" en la casilla correspondiente, su acuerdo o desacuerdo y registrando además:

- Sustentación. En forma resumida se consignan los motivos de su decisión y en caso de desacuerdo se determina cómo deben quedar los indicadores modificados y por qué.

- Clasificación. La autoridad revisora marca con una "X" la lista correspondiente.

- Clasificación en letras. Se escribe en letras el número de la lista asignada.

- Fecha de diligenciamiento.

- Lugar.

- Grado, firma y posfirma del revisor.

- Cédula o código;

f) SECCION V NOTIFICACION. Es diligenciada personalmente por el evaluado, así:

- Notificación. El evaluado marca con una "X" la casilla correspondiente.

- Fecha de la notificación.

- Lugar.

- Grado, firma y posfirma del evaluado.

- Cédula o código.

En caso de reclamo el evaluado procede de acuerdo con lo estipulado en el presente reglamento para estos casos.

g) SECCION VI DECISION DE LA JUNTA. El Secretario de la Junta Clasificadora respectiva registra la ratificación o modificación de la clasificación, así:

- Ratificación o Modificación. Se registra la información pertinente.

- Fecha de la decisión.

- Lugar.

- Grado, firma y posfirma del secretario de la Junta Clasificadora.

- Cédula o código del Secretario.

2. TRAMITE. Diligenciado el formulario en su totalidad la autoridad revisora lo remite a la Subdirección de Recursos Humanos o a la respectiva jefatura de personal con destino a la Junta Clasificadora correspondiente.

ARTÍCULO 41. FORMULARIO 5-EA. <Decreto derogado por el artículo 64 del Decreto 1800 de 2000> Es el instrumento para determinar respecto del personal de agentes la calidad exigida, decidir sobre su promoción al nivel ejecutivo o su permanencia en la institución.

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